Документы экспедитора в 2026 году: какие нужны и что изменится из-за перехода на ЭПД

Документы · Перевозки · ЭПД

Набор документов у экспедитора зависит от того, принимает ли он груз во владение, нанимает стороннего перевозчика или везёт сам. А с 1 сентября 2026 года большинство этих документов станут электронными — обязательно. Разбираем всё по сценариям.

Содержание

01Экспедитор и перевозчик: в чём разница 02Какие документы нужны: три сценария 03Экспедиторские документы: как заполнять 04Перевозочные документы: как заполнять 05Переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года 06Документы при спорах о грузе

Экспедитор и перевозчик: в чём разница

Чтобы правильно оформить документы, сначала нужно понять, какую роль вы выполняете в конкретной сделке.

Перевозчик

Доставляет груз из точки А в точку Б на собственном транспорте. Отвечает за сохранность груза. Другой бизнес для перевозки не нанимает. Заключает с клиентом договор перевозки груза (глава 40 ГК РФ).

Экспедитор

Организует перевозку: контролирует доставку, оформляет страховку и документы. Заключает с клиентом договор транспортной экспедиции (глава 41 ГК РФ). При этом экспедитор может работать по-разному:

•Только организовывать доставку — найти перевозчика, а клиент и перевозчик заключат договор напрямую.

•Принять груз, выбрать перевозчиков и самостоятельно заключить с ними договор.

•Принять груз и доставить его на собственном транспорте.

Экспедиторы и перевозчики обязаны зарегистрироваться на платформе «ГосЛог». Действующие экспедиторы должны были сделать это до 30 апреля 2026 года, новый бизнес — до начала работы. У перевозчиков такая обязанность появится с 1 марта 2027 года — только если они используют машины грузоподъёмностью более 3,5 тонны.

Какие документы нужны: три сценария

Набор документов зависит от вашей роли в конкретной перевозке. Ниже — таблица и описание каждого сценария.

Документ	Не принимаете груз	Нанимаете перевозчика	Везёте сами
Договор транспортной экспедиции	✓	✓	✓
Поручение экспедитору	✓	✓	✓
Экспедиторская расписка	–	✓	✓
Складская расписка	–	если хранит груз	если хранит груз
Заявка перевозчику	–	✓	–
Транспортная накладная	наблюдатель	✓	✓
Путевой лист	–	–	✓

Сценарий 1

Вы организуете перевозку, но не принимаете груз

Вы находите перевозчика, а он напрямую заключает договор с вашим клиентом.

✓Заключаете договор транспортной экспедиции с клиентом.

✓Клиент отправляет вам поручение экспедитору.

—Транспортной накладной и другими документами обмениваются клиент и перевозчик напрямую. Вы можете быть наблюдателем в ЭДО.

Сценарий 2

Вы принимаете груз и доставляете силами стороннего перевозчика

Клиент передаёт груз вам, а вы заключаете договор со сторонним перевозчиком. Перед клиентом за груз отвечаете вы, перед вами — перевозчик.

✓Договор транспортной экспедиции с клиентом.

✓Клиент отправляет вам поручение экспедитору.

✓Принимаете груз — выдаёте клиенту экспедиторскую расписку.

✓Если храните груз на складе — оформляете складскую расписку.

✓Заключаете договор перевозки груза с перевозчиком (в этих отношениях вы — грузоотправитель).

✓Оформляете заказ-заявку на перевозку и отправляете перевозчику.

✓Заполняете транспортную накладную как грузоотправитель с отметкой «является экспедитором», передаёте перевозчику — он заполняет свою часть.

Сценарий 3

Вы везёте груз на собственном транспорте

Вы одновременно экспедитор и перевозчик.

✓Договор транспортной экспедиции с клиентом.

✓Клиент отправляет вам поручение экспедитору.

✓Принимаете груз — выдаёте клиенту экспедиторскую расписку.

✓Если храните груз — оформляете складскую расписку.

✓Клиент заполняет транспортную накладную как грузоотправитель и передаёт вам. Вы заполняете поля перевозчика.

✓Заполняете путевой лист и оставляете у себя.

Экспедиторские документы: как заполнять

Экспедиторские документы подтверждают заключение договора транспортной экспедиции и считаются его частью. Их перечень установлен постановлением Правительства № 554, правила оформления — приказом Минтранса № 23.

Поручение экспедитору

Составляет клиент — описывает детали услуги: что, куда и каким транспортом везти. Здесь указывают, что груз хрупкий, негабаритный или требует рефрижератора.

В документе должны быть:

•Дата выдачи и внутренний номер клиента.

•Данные всех участников: грузоотправитель, клиент, грузополучатель, экспедитор.

•Когда и откуда забрать, куда доставить, каким транспортом.

•Данные о грузе: код, маркировка, количество мест, упаковка, вес, объём, габариты, стоимость.

•Информация о страховке: номер, дата, страховая компания.

•Страна происхождения груза и перечень сопроводительных документов.

•Подпись и ФИО клиента.

Экспедиторская расписка

Подтверждает, что вы приняли груз и несёте за него ответственность. Не нужна, если вы только находите перевозчика без принятия груза во владение.

Оформляется в двух экземплярах — для вас и для клиента. Большинство полей совпадает с поручением. В строке «Условия» укажите, на каких условиях принимаете груз и что обязаны сделать.

Складская расписка

Подтверждает, что вы приняли груз на склад. Нужна, только если вы храните товар. Оформляется в двух экземплярах. Похожа на экспедиторскую расписку, но дополнительно содержит адрес склада и данные о страховке.

Перевозочные документы: как заполнять

Автомобильные перевозки

Заказ-заявка на перевозку

Документ с деталями маршрута и реквизитами сторон. Вы заполняете и отправляете перевозчикам, которых привлекаете. В документе: ваши реквизиты как грузоотправителя, адреса и даты погрузки / выгрузки, название груза и количество мест, требования к транспорту. Перечень обязательных полей — в приложении № 5 постановления Правительства № 2200.

Транспортная накладная

Подтверждает заключение договора перевозки. Нужна для бухгалтерского и налогового учёта расходов на перевозку. Оформляется в трёх экземплярах: для вас, перевозчика и грузополучателя.

Если привлекаете перевозчика — заполняете разделы грузоотправителя:

Разд. 1Ваши реквизиты + отметка «является экспедитором».

Разд. 1аРеквизиты договора на организацию перевозки.

Разд. 2Реквизиты грузополучателя и адрес доставки.

Разд. 3Данные о грузе: название, количество мест, стоимость.

Разд. 4, 5Сопроводительные документы и особые условия перевозки (если есть).

Если везёте сами — заполняете разделы перевозчика:

Разд. 6Данные о вас и водителе.

Разд. 7Информация об автомобиле: марка, вместимость, номер.

Разд. 9Переадресовка — если груз нужно переадресовать в пути.

Путевой лист

Описывает работу машин и водителя: медосмотры, состояние автомобиля, показания одометра, время выхода и возвращения. Нужен, если везёте груз самостоятельно. Клиенту не передаётся, но может понадобиться при проверке госорганами и для учёта расходов на зарплату водителей и ГСМ.

Товарно-транспортная накладная

Обязательна только при перевозке спиртосодержащих товаров (информация Росалкогольрегулирования от 10.08.2021, письмо Минфина № 27–05–16/72440). В остальных случаях не нужна.

Другие виды перевозок

ЖД

Транспортная железнодорожная накладная. Содержит данные о станциях, грузе, тарифах и вагонах. Правила заполнения — приказ Минтранса № 256, форма бланка — приказ Минтранса № 191.

Авиа

Грузовая накладная (для внутренних рейсов — с 1 сентября 2026 года только в электронном виде, приказ Минтранса № 300). Для международных перевозок — Air waybill (AWB) по форме ИАТА, заполняется на английском языке. Требует аккредитации ИАТА.

Переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года

Обязательно с 1 сентября 2026

С 1 сентября 2026 года экспедиторы обязаны перейти на электронные перевозочные документы (ЭПД) по требованию 140-ФЗ. Бумажные формы останутся только для исключительных случаев: перевозка для личных нужд физлица, чрезвычайное или военное положение, работа с иностранными клиентами (полный список — в приказе Минтранса № 115).

Какие документы переходят в электронный формат

•Поручение экспедитору

•Экспедиторская расписка

•Складская расписка

•Заказ-заявка на перевозку грузов

•Транспортная накладная

•Путевой лист (только при перевозке алкоголя)

•Транспортная железнодорожная накладная

•Грузовая накладная для авиаперевозок

ЭПД — это не сканы бумажных документов. Это файлы в формате .xml, которые система ГИС ЭПД считывает автоматически. Сделать их можно в 1С или через операторов ИС ЭПД. Документы передаются через оператора ИС ЭПД, который одновременно отправляет их в государственную систему ГИС ЭПД.

Что нужно сделать до 1 сентября 2026 года

Проанализировать бизнес-процессы: какой учётной системой пользуетесь, поддерживает ли она формат xml.

Принять внутреннее положение о переходе на ЭДО.

Договориться с клиентами и перевозчиками о переходе, прописать это в договорах.

Оформить УКЭП и машиночитаемые доверенности для сотрудников, которые будут подписывать документы.

Подключиться к оператору ИС ЭПД из официального списка Минтранса.

Настроить интеграцию с учётной системой (например, с 1С).

Обучить сотрудников: склад, водителей, бухгалтеров. Водитель будет показывать инспектору ГИБДД QR-код вместо бумажного документа.

Протестировать весь процесс на реальных перевозках заранее, чтобы устранить неполадки до дедлайна.

Документы при спорах о грузе

Экспедитор отвечает за груз клиента по ст. 7 Федерального закона № 87 — даже если его потерял или повредил привлечённый перевозчик. Если в пути что-то случится, нужно будет возместить ущерб клиенту, а потом взыскать деньги с перевозчика. Чтобы это было возможно, позаботьтесь о доказательной базе заранее.

✓Собирайте доказательства выбора надёжного перевозчика: результаты торгов, переписку с объяснением особенностей доставки.

✓Фиксируйте состояние груза при погрузке и в пути — фото, видео, акты в транспортной накладной.

✓Переписку с клиентом ведите только через контакты, указанные в договоре — иначе суд может не принять её как доказательство.

✓Если с грузом что-то случилось — проведите независимую экспертизу для оценки ущерба.

✓Обратитесь с доказательствами к перевозчику для взыскания ущерба.

Суд взыскивает не реальную, а объявленную стоимость груза. Если стоимость в документах завышена, можно попробовать это оспорить — например, с помощью инвойса.

Нужна помощь с документами по перевозкам и переходом на ЭПД?

Я помогу выстроить документооборот, подготовлю учёт расходов на перевозки и разберусь с требованиями к электронным документам.

Получить консультацию →