Что нужно предусмотреть заранее
Перед тем как проводить сверку взаиморасчётов, важно закрепить это условие в договоре с партнёром. В договоре указывают:
- кто может инициировать сверку,
- как часто её проводят,
- через сколько дней акт считается подписанным, если контрагент не ответил.
Если в договоре ничего не сказано про сверку, партнёр имеет право отказаться её проводить.
Кто готовит акт сверки
Акт может подготовить:
- бухгалтер инициатора сверки,
- сам предприниматель, если в компании нет бухгалтера.
Проведение регулярной сверки позволяет вовремя находить недостающие оплаты и ошибки в учёте, а также помогает избежать споров с контрагентами.
Пример:
Иван изготавливает обувь и ежегодно отправляет акты сверки своим поставщикам и покупателям. Это помогает ему контролировать движение денег, товаров и услуг.
Как провести сверку взаиморасчётов
Порядок действий:
- Составьте акт сверки с перечнем всех операций за выбранный период.
- Распечатайте документ в двух экземплярах, подпишите его у руководителя или уполномоченного лица.
- Отправьте акт контрагенту.
- Если расчёты совпадают, партнёр подпишет акт и вернёт один экземпляр.
- При расхождениях контрагент укажет их в акте и запросит недостающие документы.
- После исправлений нужно оформить новый акт и подписать его обеими сторонами.
Компании обязаны проводить сверку расчётов хотя бы раз в год — перед составлением бухгалтерской отчётности. В остальных случаях стороны сами решают, как часто проводить сверку: ежеквартально, ежегодно или по завершении этапов работ.
Можно ли подписать акт сверки онлайн?
Да, предприниматели могут обмениваться актами в электронном виде. Для этого потребуется электронная подпись руководителя.
Как оформить акт сверки
Унифицированной формы акта нет, но на практике документ включает три раздела:
1. Вводная часть
Укажите:
- период сверки;
- основание проведения (например, договор поставки №___ от ..____);
- наименование вашей компании и контрагента.
2. Таблица операций
Таблицу обычно делят на две части:
- левую заполняет инициатор сверки;
- правую — партнёр.
Что отражают в таблице:
- сальдо на начало периода;
- все операции между сторонами в хронологическом порядке (счета-фактуры, платежные поручения, банковские выписки);
- сальдо на конец периода.
Важно: если вы покупатель, выплаты контрагенту отражаются по дебету, поступления от него — по кредиту.
Если суммы не совпадают, нужно сверить первичные документы и внести исправления.
3. Финальная часть
В конце акта указывают:
- дату составления,
- Ф. И. О. и должность подписанта,
- подпись руководителя или доверенного лица,
- при необходимости — печать компании.
Как отправить акт
Акт можно передать:
- по электронной почте (с сопроводительным письмом),
- через электронный документооборот,
- на бумаге — почтой или курьером.
Если акт подписан сторонами в разные даты, действительной считается более поздняя дата.
Итог:
Акт сверки — это ваш помощник в ведении точного учёта расчётов. Регулярная сверка помогает избежать недоразумений, исправить ошибки вовремя и защитить интересы компании.