Что такое акт выполненных работ
Акт выполненных работ — это закрывающий документ, который подтверждает, что исполнитель передал результаты работ, а заказчик их принял. Его также называют актом сдачи‑приемки или актом приема‑передачи. Документ подписывают обе стороны — заказчик и исполнитель.
В акте указывают:
- перечень выполненных работ или оказанных услуг;
- объем и стоимость;
- сроки выполнения;
- при необходимости — выявленные недостатки и другие существенные сведения.
Таким образом, акт одновременно выполняет учетную и доказательственную функцию: подтверждает факт выполнения работ и служит письменным доказательством в случае спора.
В каких случаях акт обязателен
Составление акта выполненных работ обязательно в двух основных ситуациях:
1. Договор строительного подряда.
Это единственный случай, когда закон прямо требует оформлять приемку‑передачу выполненных работ актом, подписанным обеими сторонами. Для этих целей используется унифицированная форма КС‑2 «Акт о приемке выполненных работ».
2. Акт предусмотрен договором.
Если в договоре прямо указано, что факт выполненных работ подтверждается актом, без него будет крайне сложно обосновать право на оплату. В спорной ситуации суд, как правило, встает на сторону заказчика, ссылаясь на несоблюдение согласованного порядка приемки.
Во всех остальных случаях закон не требует обязательно оформлять акт, однако на практике мы рекомендуем это делать, если:
- работы выполняются по договору подряда, не связанному со строительством (например, ремонт техники, монтаж оборудования, обслуживание программного обеспечения);
- договор смешанный — и на поставку товаров, и на выполнение работ: на часть по работам целесообразно оформлять отдельный акт;
- работы выполняются поэтапно: завершение каждого этапа фиксируется отдельным актом, который одновременно служит основанием для поэтапной оплаты;
- необходимо обосновать расходы для целей бухгалтерского и налогового учета — акт выступает первичным учетным документом; при его отсутствии могут возникнуть вопросы на налоговой проверке;
- между сторонами возникли разногласия — акт с замечаниями поможет зафиксировать позицию и исполнителя, и заказчика;
- нужно определить начало гарантийного срока — обычно он исчисляется с даты подписания акта.
Иначе говоря, отказ от оформления акта повышает риски: задержки и споры по оплате, сложности с подтверждением расходов перед налоговыми органами и слабая доказательная база в суде. В большинстве деловых ситуаций оформить акт все‑таки разумнее.
Виды и форматы актов выполненных работ
Условно все акты можно разделить на две группы:
1. По форме:
- По унифицированным формам. В строительстве до сих пор широко применяются формы КС‑2 «Акт о приемке выполненных работ» и КС‑11 «Акт приемки законченного строительством объекта».
- В свободной форме. Для большинства видов работ организация вправе разработать собственный шаблон акта, при условии соблюдения требований к первичным документам.
2. По формату:
- Бумажные акты. Оформляются на бумаге и подписываются «живыми» подписями уполномоченных лиц.
- Электронные акты. Используются, если стороны договорились о применении электронного документооборота (ЭДО). Для электронного акта выполненных работ утвержден официальный формат, основанный на приказе ФНС России от 28.07.2022 № ЕД‑7‑26/691@.
Отдельно стоит упомянуть универсальный передаточный документ (УПД). Он объединяет в себе функции счета‑фактуры и первичного учетного документа, в том числе акта выполненных работ. УПД может иметь:
- статус «1» — одновременно выполняет функции счета‑фактуры и акта;
- статус «2» — используется только как первичный учетный документ (аналог акта).
Форму УПД организация также может разработать самостоятельно с учетом обязательных реквизитов первичного документа.
Обязательные реквизиты акта выполненных работ
Акт выполненных работ является первичным учетным документом и должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».
В документе необходимо указать:
- наименование документа и дату его составления;
- реквизиты сторон: наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, ИНН, адрес, контактные данные (телефон, e‑mail);
- содержание выполненных работ или оказанных услуг с максимально конкретным описанием, объемом и стоимостью;
- должности и подписи ответственных лиц с расшифровкой.
Дополнительно в акте целесообразно указать:
- номер и дату договора подряда (основание для выполнения работ);
- наличие или отсутствие претензий заказчика к объему, качеству и срокам.
Как составить акт выполненных работ: пошаговая схема
Чтобы акт выполнял свою учетную и юридическую функцию, важно грамотно его оформить. Структура документа может быть следующей:
1. «Шапка» документа.
В верхней части укажите название: «Акт выполненных работ» или «Акт сдачи‑приемки выполненных работ», порядковый номер акта, дату составления и место подписания.
2. Данные сторон.
Для юридических лиц — полное наименование организации, ИНН, ОГРН, юридический адрес; для ИП — Ф.И.О., ИНН, ОГРНИП.
3. Основание составления.
Пропишите номер и дату договора подряда, в рамках которого выполняются работы.
4. Описание выполненных работ.
Перечислите, какие работы выполнены, в каком объеме и в какие сроки. При необходимости используйте таблицу с детализацией.
5. Стоимость работ.
Укажите цену за каждую позицию и общую сумму — цифрами и прописью, с выделением НДС при необходимости.
6. Результат приемки.
Зафиксируйте, что заказчик принял работы и не имеет претензий к объему, качеству и срокам, либо опишите выявленные замечания и соглашения по их устранению.
7. Подписи сторон.
Акт подписывают уполномоченные лица — руководители организаций или представители по доверенности, либо индивидуальный предприниматель лично.
Как внести изменения в акт выполненных работ
Если после подписания акта обнаружены ошибки или необходимо изменить согласованные ранее условия, возможно два варианта:
1. Корректировочный акт или дополнительное соглашение.
Подходит, когда изменения точечные: корректируется отдельный пункт или формулировка. В корректировочном акте указывают:
- номер и дату первоначального акта;
- какие пункты или сведения изменяются;
- новую редакцию этих данных;
- основание для изменений (например, обнаружение ошибки).
2. Новый исправленный акт.
Применяется, когда ошибка существенная и локальная корректировка не решает проблему. В этом случае стороны аннулируют ранее подписанный документ и оформляют новый акт. В новом экземпляре указывают причину его составления, например: «В связи с выявлением технической ошибки в Акте № … от …». На старом акте делают отметку: «Заменен новым актом № … от …».
Кто имеет право подписывать акт
Акт выполненных работ подписывают обе стороны договора — заказчик и исполнитель. Подписантами могут быть:
- генеральный директор организации;
- представитель по доверенности;
- индивидуальный предприниматель лично.
Важно, чтобы у лица, подписавшего акт, были соответствующие полномочия. В противном случае документ может быть оспорен и признан ненадлежащим доказательством факта выполнения работ.
Нужна консультация? Свяжитесь с нами +7 938 146 41 01