Что такое ЭПД и ГИС ЭПД простыми словами
ЭПД — это электронные перевозочные документы: транспортные накладные, путевые листы, заказ-наряды, заявки на перевозку и другие «бумаги» по грузам, только в цифровом формате. Для работы с ними государство запустило специальную систему — ГИС ЭПД, которая фиксирует все действия по документам и делает перевозки прозрачными для контролирующих органов.
Через ГИС ЭПД компании оформляют и обмениваются документами не напрямую, а через аккредитованных операторов электронного документооборота (ЭДО). Система в режиме реального времени хранит данные о документах, проверяет форматы, подписи и при необходимости передаёт информацию в ФНС и другие ведомства.
Кого коснётся обязательный переход на ЭПД
По Федеральному закону № 140‑ФЗ электронные перевозочные документы становятся обязательными для большинства перевозок с 1 сентября 2026 года. Требования распространяются почти на все виды транспорта — автомобильный, железнодорожный, водный и авиационный.
С ЭПД придётся работать:
- грузоотправителям, которые формируют и подписывают электронную транспортную накладную;
- перевозчикам, которые подтверждают приём и доставку груза в системе;
- грузополучателям, принимающим груз и фиксирующим это в электронном документе;
- экспедиторам, фрахтователям, фрахтовщикам и другим участникам, если они являются сторонами договора перевозки.
Отдельные сегменты уже переходят на электронный формат раньше: например, при перевозке алкоголя электронные товарно-транспортные накладные начинают применяться с сентября 2025 года, с переходным периодом до марта 2027 года.
Какие документы станут электронными
Через ГИС ЭПД можно оформлять почти весь набор перевозочных документов, с которыми бизнес привык работать на бумаге. Среди них:
- электронная транспортная накладная (ЭТрН) — подтверждает заключение договора перевозки;
- электронный заказ-наряд (ЭЗН) — при предоставлении транспортного средства без детального учёта груза;
- электронная сопроводительная ведомость (ЭСВ) — для передачи гружёных и порожних контейнеров;
- электронный путевой лист (ЭПЛ) — для контроля маршрута и состояния водителя и транспорта;
- электронный договор фрахтования (ЭДФ) — для предоставления транспорта или места в нём;
- электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) — для согласования условий перевозки.
Каждый документ — это не один файл, а набор структурированных сообщений в утверждённых ФНС форматах.
Плюсы и минусы перехода на ЭПД
Что бизнес выигрывает
- Снижение затрат на бумагу и логистику документов. Не нужно печатать, подшивать и возить оригиналы накладных курьерами.
- Ускорение оборота документов и расчётов. Электронные документы доходят до контрагента за секунды, что позволяет быстрее закрывать сделки и получать оплату.
- Прозрачность и контроль перевозок. В системе видно статус документа, историю подписей и движение груза, все действия фиксируются и подтверждаются электронной подписью.
- Упрощение проверок. ГИБДД, ФНС и другие органы получают данные напрямую из системы, снижается количество запросов и риск штрафов за отсутствие или ошибки в бумажных документах.
- Интеграция с учётом. ГИС ЭПД можно связать с 1С и другими учётными системами, чтобы работать с документами в привычном интерфейсе и не дублировать операции.
С чем придётся смириться
- Первоначальные затраты. Потребуется подключить оператора, наладить программное обеспечение, оформить электронные подписи (часто не только директору, но и ответственным сотрудникам, иногда водителям).
- Перестройка процессов. Нужно будет переработать регламенты, обучить персонал, добавить новые этапы в логистике и на складе, перевести привычный бумажный поток в цифровой формат.
- Зависимость от техники и интернета. Для водителей и сотрудников нужны рабочие устройства и стабильная связь, при сбоях оформление документов может замедлиться.
- Человеческий фактор на старте. Ошибки при заполнении электронных форм, осторожное отношение к новым процедурам — всё это неизбежно в период адаптации.
- Необходимость «подтянуть» контрагентов. Чтобы ЭПД работали как задумано, в электронный документооборот должны быть включены все участники перевозки.
Нужна консультация? Свяжитесь с нами +7 938 146 41 01
Как бизнесу подготовиться: поэтапный план
1. Выбор оператора ЭПД
Работать с электронными перевозочными документами напрямую в государственной системе нельзя, это делается только через аккредитованных операторов. Их перечень публикует Минтранс, и при выборе стоит оценить:
- совместимость сервиса с вашей учётной системой (1С, собственной ERP и т. д.);
- наличие удобного веб-кабинета и мобильного приложения для водителей;
- качество поддержки и скорость реакции на инциденты;
- тарифы и модель оплаты.
2. Заключение договора и распределение ролей
После выбора оператора заключается договор на электронный документооборот. Внутри компании нужно определить, кто будет подписывать и отправлять документы: директор, бухгалтерия, логистика, кладовщики и т. д.
3. Электронные подписи и доверенности
Для работы с ЭПД требуются электронные подписи:
- для отправителей, перевозчиков и получателей — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
- для сотрудников, подписывающих документы от имени организации, — УКЭП плюс машиночитаемая доверенность;
- для водителей — простая электронная подпись через мобильное приложение оператора, иногда с использованием сертификата, оформленного через сервис «Госключ».
4. Настройка способа работы
Есть два основных варианта:
- работа через веб-интерфейс оператора — быстрее старт, минимальная интеграция;
- работа из учётной системы через интеграцию — удобнее для компаний с большим потоком документов.
На этом этапе важно определить, какие данные по перевозкам уже есть в учёте и как они будут автоматически подтягиваться в электронные накладные.
5. Подключение контрагентов и водителей
Чтобы обмен работал полноценно, к транспортному ЭДО должны быть подключены:
- ваши основные поставщики и покупатели, с которыми идёт регулярный грузообмен;
- перевозчики и экспедиторы;
- водители, которые будут подписывать документы в пути и предъявлять QR‑код или электронную накладную при проверках.
Если контрагент работает с другим оператором, обмен возможен через роуминг между операторами.
6. Обучение и тестовый запуск
Перед массовым переходом полезно:
- обучить логистов, бухгалтерию, диспетчеров, кладовщиков работе с системой и новыми регламентами;
- провести пилот на одном маршруте или участке перевозок — от формирования ЭТрН до приёмки у клиента и проверки контролирующими органами.
По итогам пилота корректируют инструкции, шаблоны документов и распределение ответственности.
Как выглядит работа в ЭПД для разных участников
Роль грузоотправителя
Грузоотправитель формирует электронную транспортную накладную в учётной системе или через сервис оператора, заполняя свою часть документа. Далее накладная подписывается УКЭП и передаётся оператору, который регистрирует её в ГИС ЭПД и отправляет другим участникам.
После этого:
- перевозчик в системе подтверждает приём груза, подписывая свой титул;
- уже при доставке грузополучатель подписывает свою часть, подтверждая приём товара.
Все действия фиксируются в системе и доступны контролёрам.
Роль грузополучателя
Грузополучатель подключается к оператору, получает электронные документы с уже заполненными титулами отправителя и перевозчика и уведомление о поступлении накладной. При фактическом поступлении груза он проверяет соответствие фактического количества и состояния данных в документе и, если всё в порядке, подписывает свой титул.
После подписи информация автоматически уходит в ГИС ЭПД, и документ становится доступен всем участникам и при необходимости проверяющим органам.
Какие отрасли и перевозки попадают в контур ЭПД
ГИС ЭПД применяется в разных видах грузоперевозок.
- Автомобильные перевозки внутри России, включая каботажные перевозки перевозчиками из стран ЕАЭС.
- Железнодорожные перевозки с оформлением электронных ж/д накладных.
- Авиационные грузовые перевозки с электронными грузовыми накладными.
- Морские и речные перевозки с электронными документами по грузу.
- Экспедиторская деятельность, когда экспедитор выступает стороной договора и оформляет свои документы.
- Складские операции, где электронные документы сопровождают приём, хранение и отгрузку товара.
Нужна консультация? Свяжитесь с нами +7 938 146 41 01
Кто такие операторы ЭПД и что они делают
Оператор ЭПД — это связующее звено между участниками перевозок и государственной системой ГИС ЭПД. Он должен соответствовать требованиям закона № 259‑ФЗ и приказа Минтранса № 200, иметь разрешение на деятельность и собственную информационную систему.
Основные задачи оператора:
- передавать электронные документы в ГИС ЭПД и между участниками перевозки;
- проверять формат документов, целостность файлов и корректность электронной подписи;
- обеспечивать хранение и защиту данных, в том числе для возможного доступа контролирующих органов;
- организовывать роуминг между операторами для обмена документами с контрагентами, работающими у других провайдеров;
- предоставлять инструменты для подписания документов сотрудниками и водителями, в том числе через «Госключ»;
- формировать отчёты и аналитику по перевозкам и документам.
Частые вопросы по переходу на ЭПД
Обязателен ли переход?
Да, с 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными для всех основных участников грузоперевозок. До этой даты переход возможен добровольно, и закон уже закрепляет электронный формат как приоритетный.
Нужны ли бумажные документы?
После полноценного перехода достаточно электронных документов, подписанных УКЭП, они имеют ту же юридическую силу, что и бумажные. Часть данных по перевозкам автоматически уходит в ФНС, упрощая учёт расходов и подготовку отчётности.
Можно ли работать напрямую с ГИС ЭПД?
Нет, компании не взаимодействуют с государственной системой напрямую — только через аккредитованных операторов ЭПД.
Что стоит сделать уже сейчас
Чтобы не «гореть» к осени 2026 года и не останавливать поставки из‑за документов, бизнесу стоит:
- оценить, какие процессы связаны с перевозками и в каком объёме используются транспортные документы;
- выбрать оператора ЭПД и протестировать интеграцию с учётной системой;
- заранее оформить электронные подписи и настроить машиночитаемые доверенности;
- провести пилотный проект на части маршрутов и подготовить персонал к работе в новом режиме.