Транспортная накладная в 2026 году: как заполнить, сколько экземпляров и что будет без неё

Документы · Перевозки

Без транспортной накладной не получится подтвердить доставку, учесть расходы на перевозку и защититься в споре с перевозчиком. А с 1 сентября 2026 года бумажные накладные уйдут в прошлое — обязательным станет электронный формат. Разбираем всё, что нужно знать предпринимателю.

Содержание

01Что такое транспортная накладная и когда она нужна 02Кто заполняет транспортную накладную 03Бумажная или электронная: что оформлять 04Как заполнить транспортную накладную 05Сколько экземпляров нужно 06Как исправить ошибки 07Что грозит за отсутствие накладной 08Частые вопросы

Что такое транспортная накладная и когда она нужна

Транспортная накладная (ТН) — основной документ при перевозке груза автомобилем. В ней фиксируются условия перевозки, данные о грузе, отправителе, получателе и перевозчике.

ТН обязательна при коммерческих автоперевозках через стороннего перевозчика. Например:

•при отправке заказов покупателям через транспортную компанию

•при отгрузке товара дистрибьютору или в розничную сеть

•при перевозке товара между своими складами с привлечением стороннего перевозчика

Если вы перевозите собственный груз своим транспортом без договора перевозки — ТН не нужна. Например, когда везёте товар между складами на своей машине.

Зачем нужна ТН каждому участнику перевозки

Отправитель

Подтверждает передачу груза перевозчику. Если товар потеряется или повредится — ТН поможет это доказать.

Перевозчик

Закрепляет условия перевозки: маршрут, сроки доставки и требования к грузу.

Получатель

Помогает проверить, всё ли доставили и в каком состоянии.

Бухгалтерия

Подтверждает перевозку и расходы на неё для бухучёта и вычетов по НДС.

Кто заполняет транспортную накладную

Накладную оформляет отправитель, но в её заполнении участвуют все стороны перевозки.

Отправитель — вписывает данные о грузе, перевозчике, получателе, условиях перевозки.

Перевозчик — подтверждает приём груза и вносит замечания по его состоянию, если они есть.

Получатель — принимает груз и подтверждает получение подписью.

Если в сделке участвует экспедитор и он принимает груз во владение, он заполняет накладную как отправитель и указывает, что одновременно выступает экспедитором.

Бумажная или электронная: что оформлять

С 1 сентября 2026 — только ЭТрН

С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные становятся обязательными по 140-ФЗ. До 31 августа можно использовать и бумажный, и электронный формат — но не стоит откладывать переход.

Бумажная транспортная накладная (до 31 августа 2026)

Допустима, если перевозчик или заказчик ещё не подключились к ЭДО, или если электронный формат технически недоступен. После 1 сентября бумажные ТН будут применяться только как исключение — при временных технических сбоях.

Электронная транспортная накладная — ЭТрН (обязательна с 1 сентября 2026)

Файл в формате .xml, оформляется через оператора ЭПД из списка Минтранса и подписывается электронной подписью. Каждая сторона получает доступ к своей части документа и подписывает её в системе.

Для перехода нужно: подключиться к оператору ЭПД и оформить электронные подписи для всех участников перевозки.

Если после 1 сентября 2026 года продолжать использовать бумажные ТН в стандартных ситуациях — это приравнивается к отсутствию перевозочных документов.

Как заполнить транспортную накладную

Форма ТН утверждена постановлением Правительства № 2200 от 30 ноября 2021 года. Разделы заполняют разные участники перевозки.

Заполняет отправитель

Раздел 1

Грузоотправитель — название компании или ФИО ИП, ИНН, адрес, контакты.

Раздел 1а

Заказчик перевозки — заполняется, если перевозку организует отдельная компания или экспедитор.

Раздел 2

Грузополучатель — получатель, адрес доставки, контакты.

Раздел 3

Груз — что и в каком количестве отправляете, в какой упаковке, есть ли маркировка. Если в машине товары от разных отправителей или для разных получателей — оформляйте отдельную ТН на каждую пару.

Раздел 4

Сопроводительные документы — УПД, счёт-фактура, сертификаты, ветеринарные документы, если они есть.

Раздел 5

Особые условия перевозки — температурный режим, ограничения, требования к хранению. Если особых условий нет — ставьте прочерк.

Раздел 6

Перевозчик — название компании или ФИО ИП, ИНН, адрес, данные водителя.

Раздел 7

Транспортное средство — марка, госномер, сведения о прицепе.

Раздел 12

Стоимость перевозки — необязательный раздел. Если стоимость указана в договоре, можно поставить прочерки.

Заполняет перевозчик

Раздел 8

Приём груза — дата и время приёма, количество мест, состояние упаковки.

Раздел 9

Переадресовка — заполняется, если в пути меняется перевозчик, адрес или получатель. Если изменений нет — прочерки.

Заполняет получатель

Раздел 10

Выдача груза — дата и время выдачи, состояние груза, наличие повреждений.

Заполняют все участники

Раздел 11

Отметки участников — необязательный раздел. Здесь описываются проблемы с грузом и штрафы (задержка, повреждение). Если нечего указать — прочерки.

Сколько экземпляров нужно

Главное правило: документ должен быть у каждого участника перевозки.

Электронная ТН

Бумажные экземпляры не нужны. Каждая сторона получает доступ к своей части в системе оператора ЭПД, заполняет её и подписывает электронной подписью. Все действия фиксируются автоматически.

Бумажная ТН

✓Стандарт — три экземпляра: для отправителя, перевозчика и получателя.

✓Если есть экспедитор или это предусмотрено договором — экземпляров может быть больше.

✓При нескольких получателях — отдельная накладная по три экземпляра на каждую партию.

✓При смене перевозчика в пути — оформляется новая ТН или делаются дополнительные экземпляры с отметками о передаче груза.

Как исправить ошибки в транспортной накладной

Транспортную накладную нельзя аннулировать или отменить — это правило действует и для бумажной, и для электронной формы. Способ исправления зависит от того, в какой момент найдена ошибка.

Ошибка найдена до начала перевозки

Оформите соглашение о признании накладной недействительной в свободной форме — его подписывают все участники, которые подписывали исходную ТН. После этого составьте новую накладную с корректными данными.

Груз уже в пути: опечатка или неточность

•В бумажной накладной — зачеркните ошибку одной чертой (чтобы её было видно) и внесите верную информацию рядом. Подтвердите исправление подписями участников.

•В электронной накладной — сформируйте титул с исправленными данными и подпишите.

Груз в пути: существенная ошибка

Если ошибка серьёзная — указан не тот товар, неверное количество мест или масса — придётся оформить новую накладную.

Что грозит за отсутствие транспортной накладной

500

руб.

Штраф водителю (ст. 12.3 КоАП)

Если водителя без накладной остановили на дороге — штраф 500 рублей за перевозку без документов.

20%

штраф

Налоговые риски

Если ТН нет или она с ошибками, налоговая может усомниться в факте перевозки. Последствия: доначисление налога на прибыль и пеней, отказ в вычете НДС, штраф 20% от суммы неуплаченного налога (ст. 122 НК).

Верховный суд указал (п. 20 Постановления Пленума от 26.06.2018 № 26), что само по себе отсутствие ТН не доказывает, что перевозки не было. Но на практике её отсутствие — дополнительный аргумент для налоговой при проверке. Суды нередко поддерживают доначисления, если проблемы с ТН сопровождаются другими нарушениями.

Без корректно оформленной ТН сложно в спорах о порче груза:

✕доказать факт передачи ответственности за груз

✕подтвердить повреждение или недостачу

✕взыскать убытки с перевозчика

✕подтвердить, что перевозчик принял груз

Частые вопросы

Можно ли обойтись без транспортной накладной?

В большинстве случаев нет. ТН обязательна, если груз перевозится автомобилем через стороннего перевозчика. Без неё — штрафы и риски при налоговых проверках. Исключения: перевозка собственным транспортом без привлечения третьих лиц и международные перевозки с CMR-накладной.

Чем транспортная накладная отличается от ТТН?

Это разные документы. Транспортная накладная подтверждает именно факт перевозки груза. В ТТН (товарно-транспортной накладной) прописывается состав груза — она обязательна главным образом при перевозке спиртосодержащей продукции.

Какой документ может заменить транспортную накладную?

Полностью заменить ТН при внутренних автоперевозках не может ни один документ. При международных перевозках используется CMR-накладная. ФНС допускает подтверждение перевозки другими документами — договором, актами, путевыми листами, перепиской — но это создаёт дополнительные риски при проверке.

Нужна помощь с первичными документами?

Наши бухгалтеры проверят, правильно ли оформлены документы по перевозкам, и помогут избежать проблем с налоговой.

Получить консультацию →