Как платить НДФЛ за сотрудников: простая инструкция с примерами

Что такое НДФЛ простыми словами

НДФЛ — это подоходный налог. Его платят обычные люди со своих доходов: зарплаты, премий, гонораров.

Но если человек работает у вас:

• по трудовому договору;
• или по договору ГПХ,

он сам налог не платит.
Налог считает, удерживает и перечисляет работодатель или заказчик.

То есть:

• сотрудник получает деньги уже «на руки»;
• вы переводите налог в бюджет;
• вы — налоговый агент.

Пример
Оклад сотрудника — 80 000 ₽.
НДФЛ 13% = 10 400 ₽.
На руки сотрудник получит 69 600 ₽, а 10 400 ₽ вы перечислите в налоговую.

Кто обязан платить НДФЛ

НДФЛ платят все физлица, получающие доход в России.

Но способы разные:

• за сотрудников и исполнителей — платит работодатель;
• самостоятельно — при продаже имущества, сдаче жилья, дивидендах и т. д.

Если у вас есть сотрудники — вы обязаны удерживать НДФЛ.

Нужна консультация? Свяжитесь с нами  +7 938 146 41 01

Резиденты и нерезиденты — в чём разница

От статуса человека зависит ставка налога.

Налоговый резидент — человек, который провёл в России 183 дня и более за любые 12 месяцев подряд.
Нерезидент — меньше 183 дней.

Важно:

• гражданство не имеет значения;
• даже россиянин может быть нерезидентом, если работает из-за границы.

Какие ставки НДФЛ действуют

Основные ставки

• 13–22% — для резидентов и многих нерезидентов по зарплате и ГПХ;
• 30% — для некоторых нерезидентов;
• 35% — для материальной выгоды (например, беспроцентные займы).

Прогрессивная шкала НДФЛ с 2025 года

С 2025 года НДФЛ считается по ступеням, а не по одной ставке.

Важно:
Повышенная ставка применяется только к сумме превышения, а не ко всему доходу.

Пример
Сотрудник заработал с начала года 2,52 млн ₽.

• 2,4 млн — по 13%;
• 120 000 ₽ — по 15%.

Пересчитывать прошлые месяцы не нужно.

Нужна консультация? Свяжитесь с нами  +7 938 146 41 01

Какие выплаты не облагаются НДФЛ

Есть выплаты, с которых налог не удерживают вообще. Самые частые:

• матпомощь при рождении ребёнка — до 50 000 ₽;
• компенсация командировочных в пределах норм;
• оплата обучения и лечения сотрудников;
• компенсация расходов дистанционщиков;
• некоторые выплаты при увольнении.

Полный список — в статье 217 НК РФ, но на практике чаще всего встречаются именно эти.

Что такое налоговые вычеты и как они уменьшают налог

Налоговый вычет — это сумма, на которую уменьшают доход перед расчётом НДФЛ.

Меньше база — меньше налог.

Самые распространённые — вычеты на детей

Применяются ежемесячно, пока доход сотрудника с начала года не превысит 450 000 ₽.

Размеры:

• 1-й ребёнок — 1 400 ₽;
• 2-й — 2 800 ₽;
• 3-й и далее — 6 000 ₽;
• ребёнок-инвалид — +12 000 ₽.

Пример
Зарплата 60 000 ₽, двое детей.
Вычет: 1 400 + 2 800 = 4 200 ₽.
НДФЛ: (60 000 − 4 200) × 13% = 7 254 ₽.

Без вычетов было бы 7 800 ₽.

Как считать НДФЛ: пошагово

1.     Сложите все доходы сотрудника с начала года.

2.     Уберите выплаты, которые не облагаются налогом.

3.     Определите ставку НДФЛ.

4.     Примените вычеты (если есть).

5.     Рассчитайте налог с начала года.

6.     Вычтите ранее удержанный НДФЛ.

7.     Удержите разницу при текущей выплате.

Налог считают в рублях, копейки округляют.

Когда и как удерживать НДФЛ

• НДФЛ удерживают при каждой выплате дохода.
• Если доход натуральный (товары, услуги) — налог удерживают при ближайшей денежной выплате.
• За один раз нельзя удержать больше 50% выплаты.

Когда перечислять НДФЛ в бюджет

Налог платят два раза в месяц через единый налоговый платёж (ЕНП).

Как отчитываться по НДФЛ

Работодатели сдают форму 6-НДФЛ:

• ежеквартально;
• по итогам года — до 25 февраля.

Если сотрудников ≤ 10 — можно на бумаге.
Если больше — только электронно.

Что будет, если ошибиться

• штраф 20% от суммы налога;
• при умышленной неуплате — 40%;
• пени;
• возможна блокировка счёта.