Книга покупок нужна всем, кто платит НДС — в том числе ИП и ООО на УСН, если:
- вы выставляете счета-фактуры с НДС (22, 10 или 0%);
- вы являетесь налоговым агентом по НДС;
- вы принимаете входной НДС к вычету.
Если ставка НДС стандартная (22, 10, 0):
- входной НДС можно принять к вычету, если: покупка для операций, облагаемых НДС; она отражена в учёте, не прошло 3 года; есть корректно оформленные документы (счета-фактуры, УПД и т.п.).
Если ставка пониженная (5 или 7):
- входной НДС по общему правилу включается в стоимость и в расходы при УСН «Доходы минус расходы»;
- в книгу покупок вы всё равно вносите документы в «авансовых» ситуациях (зачёт и возврат аванса, корректировки) — чтобы заявить авансовый НДС к вычету.
Нужна консультация? Свяжитесь с нами +7 938 146 41 01
Что даёт книга покупок и как считается НДС
Книга покупок фиксирует входной НДС по покупкам, работам, услугам и авансам.
Алгоритм расчёта НДС к уплате за квартал:
1. Сложите НДС из книги продаж — начисленный налог покупателям.
2. Сложите входной НДС из книги покупок — сумма вычетов.
3. НДС к уплате = начисленный НДС − вычеты этого же квартала.
Все строки книги покупок попадают в раздел 8 декларации по НДС, итоги — в строки 120–190 раздела 3.
Книгу покупок и доплисты храните не менее 4 лет с даты последней записи.
Какие документы регистрировать в книге покупок
Регистрируете только документы, по которым есть право на вычет и нет критичных ошибок.
Основные документы:
- счёт-фактура/УПД от продавца на покупку товаров, работ, услуг, в т.ч. по ставкам 22, 10, 0%;
- ваш авансовый счёт-фактура — при зачёте/возврате аванса и принятии «авансового» НДС к вычету;
- корректировочный счёт-фактура/УКД — когда меняется цена или количество, нужно скорректировать НДС;
- счёт-фактура на СМР для собственных нужд — если принимаете НДС к вычету;
- счёт-фактура или УПД, который вы выставили как налоговый агент (например, при покупке у иностранца без учёта в ФНС РФ);
- бланки строгой отчётности с выделенным НДС — при командировочных расходах (проезд, проживание и т.п.).
Бумажные счета-фактуры должны соответствовать форме и требованиям постановления № 1137 и ст. 169 НК РФ.
Нужна консультация? Свяжитесь с нами +7 938 146 41 01
Формат и сроки ведения в 2026 году
- В 2026 году упрощенцы ведут книгу покупок по общим правилам, отличий по УСН нет.
- Книгу нужно вести в электронном виде, бумага — только для внутреннего пользования (контроль, архив).
- Допускается вести в программе (1С, онлайн-сервис) или в Excel с последующей загрузкой в формат ФНС.
Новая форма книги покупок в 2026:
- с 1 января — действуют обновлённые формы, введена новая графа 7а;
- с 1 апреля 2026 — изменения по постановлению о новых формах книг и счетов-фактур, уточнены правила заполнения той же графы 7а.
Подпись, прошивка и нумерация «бумажной» книги до 25-го числа после квартала — сейчас это скорее внутренняя дисциплина, для отчётности важна электронная форма.
Пошагово: как заполнить книгу покупок в 2026 году
Шаг 1. Заполните титульную часть
В титуле укажите:
- название организации или ФИО ИП;
- ИНН и КПП (КПП — только для организаций);
- квартал и год (с даты первого числа первого месяца квартала до последнего числа последнего месяца).
Шаг 2. Заполняйте строки таблицы по каждому документу
Ниже — краткая шпаргалка по графам (по форме из приложения к постановлению № 1137, с учётом изменений 2026 года).
- Графа 1 — порядковый номер записи, нумерация внутри квартала.
- Графа 2 — код вида операции по приказу ФНС (ММВ-7-3/136@):
«02» — авансы (в т.ч. при зачёте);
«22» — операции с авансами при возврате или зачёте, когда принимаете «авансовый» НДС к вычету;
другие коды — по перечню ФНС (налоговый агент, СМР для собственных нужд и т.д.).
- Графа 3 — номер и дата документа (счёт-фактура, УПД, БСО и т.п.).
- Графа 4 — номер и дата исправленного счёта-фактуры (если есть исправление); иначе пусто.
- Графа 5 — номер и дата корректировочного счёта-фактуры.
- Графа 6 — номер и дата исправления корректировочного счёта-фактуры (если было).
- Графа 7 — платёжные документы, подтверждающие оплату или уплату НДС (номера и даты платёжек, чеков, БСО; через «;» при нескольких).
Примеры
- вычет НДС с аванса — платёжка на перечисление аванса;
- возврат аванса — платёжка на возврат;
- командировочные — платёжка, чек, БСО;
- вычет налогового агента — платёжка на перечисление удержанного НДС в бюджет.
- Графа 7а (новая с 2026 года) — номер и дата счёта-фактуры, выставленного при отгрузке в счёт полученного ранее аванса.
- Графа 8 — дата принятия к учёту товаров, работ, услуг. Если поэтапно — все даты через «;».
- Графа 9 — наименование продавца (строка 2 счета-фактуры); не заполняется, если документ от посредника, который покупал у нескольких продавцов.
- Графа 10 — ИНН/КПП продавца; не заполняется по некоторым «агентским» и «иностранным» схемам.
- Графы 11–12 — сведения о посреднике (комиссионер, агент), если он участвовал в покупке.
- Графа 13 — код валюты по классификатору, если расчёты в иностранной валюте; при рублях — пусто.
- Графа 14 — стоимость покупки с НДС (в рублях и копейках, без округления).
- Графа 15 — сумма НДС к вычету по этому документу, тоже в рублях и копейках.
- Графы 16–19 — заполняются только по товарам, подпадающим под систему прослеживаемости (перечень по постановлению № 1110: техника, спецоборудование и т.п.), причём счёт-фактура по ним только электронный.
Если в счёте-фактуре по прослеживаемым товарам несколько строк с одной партией, их можно суммировать в одну строку книги (складываете количество и стоимость).
Пример для ИП на УСН с НДС
Ситуация:
- ИП на УСН с НДС купил товары у двух поставщиков в апреле и мае с НДС по ставке 22%;
- принял товары к учёту и зарегистрировал счета-фактуры с кодом вида операции 01;
- позже отгрузил товар покупателю в счёт ранее полученного аванса, по которому был начислен НДС.
Действия в книге покупок:
1. В апреле и мае — две строки с кодом 01, реквизитами счетов-фактур и суммами НДС в графе 15.
2. В июне — строка с кодом 22 с реквизитами авансового счёта-фактуры, платёжки на аванс и суммой «авансового» НДС в графе 15.
В итоге к вычету пойдёт: НДС с покупки + НДС с аванса, чтобы не платить налог дважды по одной операции.
Как исправлять ошибки в книге покупок
Если ошибка за текущий квартал:
- аннулируете запись и делаете правильную в этом же квартале, без доплиста.
Если ошибка за прошлый квартал, декларация уже сдана:
1. Оформляете дополнительный лист книги покупок за тот квартал.
2. Вносите «минусовую» строку по ошибочному документу (аннулируете вычет).
3. Вносите исправленный документ (если есть) с реквизитами исправления в графе 4 или 6.
4. Сдаёте уточнённую декларацию по НДС.
Если нашли забытый счёт-фактуру:
- можно зарегистрировать его в квартале обнаружения или в одном из последующих, но не позже 3 лет с момента принятия к учёту;
- либо внести его «задним числом» в тот период и подать уточнённую декларацию.
Формально штрафов именно за ошибки в книге покупок нет, но из-за некорректных вычетов могут доначислить НДС, пени и штраф по ст. 122 НК РФ — если инспекция решит, что вы завысили вычет.
Нужна консультация? Свяжитесь с нами +7 938 146 41 01