Что такое машиночитаемая доверенность и зачем она нужна
Ранее компании и ИП могли выпускать электронные подписи для своих сотрудников, а право подписи подтверждали бумажной доверенностью. С 1 сентября 2024 года правила изменились:
- Электронной подписью организации вправе пользоваться только её руководитель, действующий без доверенности.
- ИП может использовать только свою собственную электронную подпись.
Чтобы делегировать право подписи сотруднику или представителю, потребуется:
- Личная электронная подпись сотрудника — оформляется на физическое лицо, не содержит сведений о работодателе.
- Доверенность, подтверждающая право действовать от имени компании или ИП.
Эту доверенность можно оформить в машиночитаемом формате — XML-документе, который не требует нотариального заверения. Его автоматически считывают информационные системы ФНС, что исключает подделку.
Кто обязан использовать МЧД
МЧД обязательна для всех, кто сдаёт налоговую отчётность в электронном виде. В соответствии со ст. 80 Налогового кодекса, это:
- ООО и ИП со среднесписочной численностью сотрудников более 100 человек.
- Новые организации с численностью сотрудников более 100 человек за первый месяц деятельности.
- Крупнейшие налогоплательщики.
- Плательщики НДС.
- Работодатели с численностью более 10 человек (при сдаче расчёта по страховым взносам, 6-НДФЛ, персонифицированных сведений).
Важно: бумажные доверенности, оформленные до 1 марта 2024 года, действуют до окончания их срока. После этого потребуется оформить машиночитаемую доверенность.
Как оформить машиночитаемую доверенность для налоговой
С 1 марта 2025 года МЧД для взаимодействия с налоговыми органами оформляется:
- по формату 5.03 — только для обмена документами с ФНС (через операторов ЭДО).
- по единому формату 003 — подходит для взаимодействия с ФНС, Росстатом, другими ведомствами и контрагентами.
Формат 003 позволяет:
- Назначать нескольких представителей.
- Делегировать право передоверия.
- Использовать доверенность в разных государственных системах.
Где оформить МЧД
- В учётных программах операторов ЭДО.
- В программе «Налогоплательщик ЮЛ».
- В онлайн-сервисе ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме».
Пошаговая инструкция по созданию МЧД в сервисе ФНС
- Перейдите в сервис и подтвердите согласие на обработку персональных данных.
- Раздел "Сведения о доверенности":
- Сгенерируется уникальный GUID.
- Укажите номер доверенности и срок действия.
- Раздел "Сведения о доверителе":
- Данные организации или ИП.
- Лицо, подписывающее доверенность.
- Раздел "Сведения о представителе":
- ИНН, СНИЛС, паспортные данные сотрудника.
- Раздел "Полномочия":
- Укажите сферы действия (ФНС, Росстат, контрагенты).
- Выберите возможность передоверия.
- Раздел "Настройки доверенности":
- При необходимости задайте пароль доступа.
- Проверьте и подпишите доверенность УКЭП руководителя или ИП.
- Сформируйте XML-документ.
Вы можете оформить несколько доверенностей для одного сотрудника с разными полномочиями.
Как использовать машиночитаемую доверенность
Хранение и использование
- В учётных системах компании.
- У операторов ЭДО.
- В информационных системах ФНС.
- В удостоверяющих центрах.
Передача доверенности
- Для формата 5.03 доверенность прикрепляется к отчетности или отправляется заранее.
- Для формата 003 передаётся только GUID (уникальный идентификатор доверенности).
При подаче отчётности ФНС сверит GUID с базами доверенностей. При необходимости доверенность можно отозвать через тот же сервис.
Отзыв и изменение полномочий
- Если сотрудник уволился или сменил должность, МЧД можно отозвать, направив заявление в систему, где она хранится.
- Сотрудник также может самостоятельно отказаться от полномочий.
Важно: При обновлении сертификата электронной подписи сотрудника переоформлять МЧД не требуется.