Бухгалтерский учёт · Расчёты
Бизнес-картой удобно платить в командировках, покупать канцелярию и оплачивать деловые обеды. Но за каждой такой тратой стоит авансовый отчёт, подтверждающие документы и бухгалтерские проводки. Разбираем, кто и как должен отчитываться за расходы по корпоративной карте.
Содержание
Зачем подтверждать расходы документами
Организации — для бухгалтерского и налогового учёта
В бухучёте отражается каждая операция, связанная с бизнесом. Без подтверждающих документов — накладных, чеков, актов — бухгалтер не сможет сделать записи в учётной программе и сформировать отчётность. В налоговом учёте на УСН «Доходы минус расходы» подтверждённые траты уменьшают налогооблагаемую базу. Главное условие: расходы должны быть экономически обоснованы — то есть потрачены ради получения дохода, а не в личных интересах (ст. 346.16 НК РФ).
ИП — для налогового учёта на ОСНО, ЕСХН или УСН «Доходы минус расходы»
Авансовый отчёт ИП не оформляет, но документы хранить обязан. Они понадобятся для сверки расчётов с контрагентами, подтверждения подотчётных трат сотрудников и на случай проверки ИФНС.
Срок хранения документов — 5 лет со следующего года после того, как последний раз использовали их для отчётности. Например, если учли расходы на бензин при расчёте УСН за 2026 год — храните чек и путевой лист до 2031 года включительно.
Кто должен отчитываться
Что будет без подтверждающих документов
Какими документами подтверждать расходы
Для подтверждения нужны два факта: факт оплаты и факт покупки.
Оплату подтверждает кассовый чек (бумажный или электронный), чек или слип терминала, выписка из банка. Если в чеке нет фамилии держателя карты — подойдёт банковская выписка. Покупку подтверждает кассовый чек с детализацией, накладная, УПД или акт.
Покупка товаров и материалов
Канцелярия, офисная техника, стройматериалы, хозяйственные нужды. Нужен один из документов:
Покупка работ и услуг
Мобильная связь, интернет, реклама и другие услуги — УПД или акт выполненных работ. Если работаете с НДС — дополнительно счёт-фактура или УПД со статусом 1. Чтобы контрагент его выставил, выдайте сотруднику доверенность как представителю компании.
Командировочные расходы
Суточные подтверждать не нужно — их размер прописывается в локальном акте, например в положении о командировках.
Представительские расходы
К представительским не относятся расходы на развлечения и отдых: боулинг, экскурсии, яхт-клуб, СПА (ст. 264 НК РФ).
Транспортные расходы
Заправка, платные дороги, мойка, парковка. Нужны:
Инструкция: как учитывать покупки по бизнес-карте
Оформите локальный нормативный акт (положение или приказ). Пропишите: кому выдаётся карта, на что можно тратить, лимиты, как составлять авансовый отчёт, кто контролирует, что делать при утере карты.
Выдайте карту сотруднику. Заведите журнал выдачи карт в свободной форме: ФИО, должность, номер карты, срок выдачи. Работник расписывается при получении и возврате.
Получите авансовый отчёт и документы. Сотрудник сдаёт авансовый отчёт по форме № АО-1 (или разработанной работодателем) с оригиналами подтверждающих документов. Бухгалтер проверяет, вносит в программу, подписывает отчёт. Утверждает ИП или руководитель компании.
Бухгалтерские проводки по операциям с бизнес-картой
Нецелевые траты: что делать
Если сотрудник потратил деньги на личные нужды — эту сумму нужно вернуть работодателю. Три способа возврата:
Частые вопросы
Нет времени разбираться с авансовыми отчётами и проводками?
Мы возьмем учёт расходов по бизнес-карте на себя — правильно и без штрафов.