Кадры · Самозанятые
Работать с самозанятыми выгодно: не нужно платить НДФЛ и страховые взносы, меньше кадровой бумаги. Но если договор составлен неправильно — налоговая признает отношения трудовыми и доначислит всё, что вы «сэкономили», плюс штрафы и пени.
Самозанятый не может работать с вами, если работал у вас по трудовому договору последние 2 года.
Лимит дохода самозанятого — 2,4 млн рублей в год. При превышении он теряет статус.
Проверяйте статус самозанятого перед каждой выплатой через сервис ФНС.
Требуйте чек после каждой оплаты — без него расход нельзя учесть в налогах.
Договор должен описывать результат, а не рабочий процесс.
01
Почему налоговая переквалифицирует договоры с самозанятыми
ФНС целенаправленно ищет компании, которые подменяют трудовые отношения договорами с самозанятыми, чтобы экономить на НДФЛ и страховых взносах. Инспекторы анализируют:
✕Один и тот же заказчик — основной или единственный источник дохода самозанятого.
✕Выплаты регулярные, фиксированные и привязаны к календарной дате, а не к результату.
✕Самозанятый подчиняется графику, внутренним правилам и контролю со стороны заказчика.
✕Работает инструментами, оборудованием и материалами заказчика.
✕Раньше работал в этой же компании по трудовому договору.
✕Много самозанятых заменяют целый штат и работают по одинаковой схеме.
Если налоговая докажет подмену трудовых отношений — она доначислит НДФЛ 13% и страховые взносы 30% со всех выплат за весь период плюс пени и штрафы. Сумма может оказаться больше, чем вся «экономия» за годы.
02
Опасные ошибки в договоре с самозанятым
Ошибка 1. Описан процесс, а не результат
Плохо
«Исполнитель обязан ежедневно в 9:00 проверять комментарии и публиковать сторис по согласованному расписанию.»
Хорошо
«Исполнитель самостоятельно определяет способ и время оказания услуг. Контролируется только итоговый результат: не менее 12 постов и ежемесячный отчёт по охватам.»
Ошибка 2. Фиксированная оплата на дату, а не по акту
Плохо
«Оплата — 30 000 рублей 1-го числа каждого месяца.» — как зарплата.
Хорошо
«Оплата производится в течение 5 рабочих дней после подписания Акта оказанных услуг за соответствующий месяц.»
Ошибка 3. Не прописана самостоятельность исполнителя
В договоре должно быть прямо написано, что исполнитель использует собственное оборудование и материалы, не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка заказчика и не является его работником.
Ошибка 4. Нет подтверждения статуса НПД при подписании
Зафиксируйте в договоре, что исполнитель подтверждает статус самозанятого на дату подписания и обязан немедленно уведомить о его утрате. Если он потеряет статус, а вы продолжите платить без удержания НДФЛ — это ваша проблема.
Ошибка 5. Бывший сотрудник — меньше 2 лет назад
По закону (ч. 8 ст. 6 Закона № 422-ФЗ) нельзя работать с самозанятым, который был вашим штатным сотрудником менее 2 лет назад. Это прямой запрет — нарушение влечёт автоматическое доначисление. Пропишите в договоре, что исполнитель подтверждает отсутствие трудовых отношений с заказчиком в последние 2 года.
Устал читать? Лучше спросить у человека
Оперативно ответим в MAX — бесплатно
Написать →
03
Как проверить статус самозанятого
Проверяйте статус перед каждой выплатой через официальный сервис ФНС. Если вы заплатили человеку, который уже потерял статус НПД, — вы обязаны удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Незнание не освобождает.
Где проверить статус:
Сервис ФНС «Проверить статус налогоплательщика НПД» — npd.nalog.ru. Введите ИНН исполнителя — система покажет, является ли он самозанятым на текущую дату.
Сохраняйте скриншот проверки с датой перед каждой оплатой. Если при проверке окажется, что статус утрачен — не платите до получения чека с НПД или пока человек не восстановит статус.
04
Чек от самозанятого: зачем и как
Чек — единственный документ, который подтверждает, что самозанятый получил деньги и заплатит с них НПД. Без чека вы не можете учесть расход в налогах — ни на УСН «Доходы минус расходы», ни на ОСНО.
1
Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» сразу после получения оплаты.
2
Чек отправляется заказчику — на email, в мессенджер или в виде QR-кода.
3
Заказчик сохраняет чек. Он является первичным документом для налогового учёта расходов.
Если самозанятый аннулировал чек — вы обязаны удержать НДФЛ и начислить взносы с этой суммы. Пропишите в договоре обязанность исполнителя предоставлять чек в день получения оплаты и ответственность за аннулирование без оснований.
05
Что грозит за нарушения
Доначисление НДФЛ со всех выплат
За весь период фактических отношений, если налоговая признает их трудовыми.
Страховые взносы
30% от всех выплат за весь период — пенсионные, медицинские, социальные.
Штраф за неуплату налога (ст. 122 НК)
20% от суммы недоимки. При умысле — 40%.
Пени за каждый день просрочки
Начисляются на всю сумму недоимки за весь период — они могут составить значительную долю от основного долга.
06
Образец договора для скачивания
Мы подготовили образец договора с самозанятым, который учитывает все основные риски переквалификации. В нём прописаны: самостоятельность исполнителя, постоплата по акту, подтверждение статуса НПД, запрет на трудовые отношения в последние 2 года и ответственность за утрату статуса.
Договор возмездного оказания услуг с самозанятым
Шаблон .docx · Адаптируйте под свой бизнес
Скачать ↓
Шаблон — отправная точка, а не юридическая гарантия. Перед использованием адаптируйте его под конкретную ситуацию: вид услуг, сумму, сроки и реквизиты сторон.
Можно ли платить самозанятому больше 2,4 млн рублей в год?
Нет. При превышении лимита самозанятый автоматически теряет статус НПД. С этого момента вы обязаны удерживать НДФЛ и начислять взносы на все последующие выплаты. Следите за суммарным доходом исполнителя — особенно если он работает с несколькими заказчиками.
Нужен ли акт оказанных услуг, если есть чек?
Чек подтверждает оплату и уплату НПД. Акт подтверждает, что услуга была оказана и принята. Для налогового учёта расходов и защиты при проверке лучше иметь оба документа.
Можно ли работать с самозанятым-ИП?
Да. ИП вправе применять НПД. В договоре он выступает как ИП на НПД. Страховые взносы вы не начисляете, НДФЛ не удерживаете — ответственность за налоги на его стороне. Требуйте чек так же, как от обычного самозанятого.
Что делать, если самозанятый потерял статус в середине месяца?
С даты утраты статуса вы становитесь налоговым агентом. Все выплаты после этой даты — с удержанием НДФЛ и начислением взносов. Пропишите в договоре обязанность немедленно уведомить вас и ответственность за убытки из-за несвоевременного уведомления.
Работаете с самозанятыми и хотите проверить риски?
Оперативно ответим в MAX — бесплатно
Написать →
