1. Составьте штатное расписание
Это внутренний документ, который фиксирует, какие должности у вас есть, сколько человек работает на каждой, какие оклады установлены. Здесь не указываются фамилии сотрудников — только структура бизнеса.
Штатное расписание поможет:
✔️ Обосновать разные зарплаты на одинаковых должностях;
✔️ Документально оформить сокращение штата;
✔️ Ссылаться на него в трудовых договорах.
Что в нем нужно указать:
- Отделы и структурные подразделения (если есть);
- Должности и количество штатных единиц;
- Тарифные ставки и оклады;
- Надбавки (если есть);
- Итоговая зарплата за месяц.
Штатное расписание не имеет срока действия, его можно менять по мере необходимости. В шапке заполните ФИО предпринимателя, номер документа, даты составления и начала действия документа. Если у вас будет бессрочное штатное расписание, не заполняйте строку «На период».
Можно пользоваться типовой формой от Госкомстата или разработать свою.
Скачать бланк штатного расписания по форме Т-3В правом верхнем углу укажите свой ОКПО — код, который присваивает Росстат всем организациям и ИП.
В отличии от организаций ИП не может назначить себя директором, но можно указать должность «управляющий» или «директор магазина». Оклад сотрудника не должен быть ниже федерального МРОТ (в 2025 году — 22 420 рублей). Если в вашем регионе установлен более высокий МРОТ, нужно учитывать его.
2. Заключите трудовой договор
Трудовой договор фиксирует условия работы: график, зарплату, периодичность выплат и обязанности сторон. Он составляется в двух экземплярах — один остаётся у работодателя, второй у сотрудника.
Заключать трудовые договоры можно только с другими физлицами. Нельзя стать работодателем самому себе, оформиться на какую-либо должность и получать зарплату. Работа в качестве ИП не считается трудовой деятельностью.
Для оформления договора потребуются документы:
- Паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН;
- Трудовая книжка или справка о трудовой деятельности;
- Военный билет (для мужчин);
- При необходимости — медицинская книжка, диплом о высшем образовании, или справка об отсутствии судимости.
Заявление о приёме на работу не относится к обязательным документам, но работодатели его всё равно используют для удобства. Работник может написать заявление от руки или набрать на компьютере, но подпись и дату лучше ставить собственноручно.
Обычно для найма сотрудников используют типовой договор. При необходимости его можно менять — всё зависит от сферы деятельности.
Скачать образец трудового договора для ИП-работодателя
Трудовой договор обязателен. Без него ИП грозит штраф от 5 000 до 10 000 рублей (ст. 5.27 КоАП).
По статье 70 ТК предприниматель имеет право принять работника на испытательный срок, который в большинстве случаев не может превышать 3 месяца.
На испытательном сроке нельзя платить сотруднику более низкую зарплату, чем та, которая полагается по штатному расписанию. Если в этот период понадобится уволить работника, предупредить его об этом можно за три дня, а не за две недели как обычно.
3. Издайте приказ о приёме на работу
Формально он не обязателен, но удобен для ведения кадрового учета. Можно использовать типовую форму Т-1 или создать свою.
Если у сотрудника испытательный срок (максимум 3 месяца), укажите это в приказе.
Скачать бланк приказа о приеме на работу по форме Т-1
4. Сделайте запись в трудовой книжке
Если у сотрудника есть бумажная трудовая, внесите в неё запись. Электронные трудовые книжки обновляются автоматически при сдаче отчёта ЕФС-1.
Запись в трудовой делают без сокращений, не выходя за поля.
Проверьте на подлинность бумажную трудовую: номера страниц должны совпадать, а печать быть оригинальной.
Если человек устраивается на работу по договору впервые, заводить на него бумажную трудовую книжку не нужно — все сведения теперь формируются только в электронном виде.
5. Отправьте сведения в СФР
Не позднее следующего дня после приёма на работу отправьте данные в Социальный фонд России (СФР), заполнив подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1.
6. Заполните личную карточку сотрудника
Личная карточка (форма Т-2) содержит информацию о работнике, номер приказа, паспортные данные, номера СНИЛС и военного билета. Это необязательный, но удобный документ.
Скачать бланк личной карточки Т-2
7. Начислите первую зарплату
Зарплата выплачивается дважды в месяц с промежутком не более 15 календарных дней. Если выплаты будут чаще, это нужно прописать в трудовом договоре.
8. Сдавайте отчётность за сотрудника
Раз в год: сведения о страховом стаже (ЕФС-1, подраздел 1.2) — до 25 января (только по работникам, у которых были особые или дополнительные условия труда, перечисленные в статье 11 закона № 27-ФЗ).
В течение года: отчёт о назначении пенсии или выплат (ЕФС-1) — в течение 3 дней после заявления сотрудника.
Раз в квартал:
- 6-НДФЛ – сдавать в ИФНС - до 25 апреля, 25 июля и 25 октября. По итогам года — до 25 февраля следующего года.
- Расчёт по страховым взносам – сдавать в ИФНС - до 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 января.
- Сведения о страховых взносах от несчастных случаев – сдавать в СФР - до 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 января.
Раз в месяц: персонализированные сведения в ИФНС (до 25-го числа), отчёт о кадровых изменениях (ЕФС-1).
Доверьте бухгалтерию на аутсорсинг, чтобы не тратить время на расчёты и отчёты. Это удобное решение для ИП, которые хотят сосредоточиться на бизнесе, а не на бумагах.
Чтобы получить бесплатную консультацию - звоните: