Как оформить удалённого сотрудника: пошагово и без ошибок

Кого считают удалённым сотрудником

По закону (ТК РФ) удалённая или дистанционная работа — это одно и то же.

Удалённый сотрудник:

• работает вне офиса;
• выполняет задачи через интернет или телефон;
• может находиться где угодно.

Не путайте с надомной работой.
Надомник обычно делает что-то руками (шьёт, чинит, печёт) и передаёт результат. Удалёнщик работает онлайн.

Какие бывают форматы удалённой работы

Удалёнка бывает разной — это важно указать в договоре.

• Постоянная — сотрудник всегда работает дистанционно
• Временная — до 6 месяцев
• Периодическая (гибрид) — часть времени в офисе, часть удалённо
• Вынужденная — например, из-за ЧС или эпидемии

Нужна консультация? Свяжитесь с нами  +7 938 146 41 01

Как оформить удалённого сотрудника правильно

Шаг 1. Заключите трудовой договор с условием об удалёнке

Удалённого сотрудника нельзя оформлять «как получится».
Нужно либо:

• заключить новый трудовой договор,
• либо подписать допсоглашение, если сотрудник уже работает.

Главное — прямо написать, что работа дистанционная.
Если этого нет, трудовая инспекция может оштрафовать компанию до 200 000 ₽.

Что обязательно прописать в договоре

Вот ключевые пункты — без них договор считается «сырым»:

1. Формат работы

«Работа осуществляется дистанционно на постоянной основе»

2. Рабочее время и отпуск
Когда сотрудник должен быть на связи, сколько часов работает, сколько дней отпуска.

3. Отчётность
Как и когда сотрудник отчитывается о работе.

4. Техника и расходы
Кто даёт ноутбук и оплачивает интернет — вы или сотрудник.

5. Связь с работодателем
Почта, мессенджер, видеосвязь.

6. Контроль работы
Как вы понимаете, что работа сделана (задачи, сроки, результат).

7. Документооборот
Как подписываются документы — на бумаге или электронно.

Шаг 2. Подготовьте локальные документы

Кроме договора, нужны внутренние правила.

1. Положение о дистанционной работе
Там прописывают:

• как сотрудник выходит на связь;
• какие отчёты сдаёт;
• какое оборудование использует;
• как передаёт результат работы.

2. Положение об электронном документообороте
Если документы подписываются онлайн, нужно:

• указать, какие именно документы;
• какую электронную подпись используют;
• как подтверждают получение.

Без этих документов в спорной ситуации работодатель почти всегда проигрывает.

Шаг 3. Обменяйтесь документами

Договор и локальные акты можно:

• подписать электронной подписью;
• либо оформить на бумаге и отправить почтой.

Если сотрудник просит бумажный экземпляр — вы обязаны отправить его в течение 3 рабочих дней.

Нужно ли давать технику удалённому сотруднику

Можно договориться:

• либо вы выдаёте технику;
• либо сотрудник работает на своей.

Если сотрудник использует своё оборудование, лучше прописать компенсацию:

• за интернет;
• за ноутбук.

Размер любой, но главное — зафиксировать письменно.

Если вы вынужденно перевели сотрудника на удалёнку (например, из-за аварии), технику или компенсацию давать обязательно.

Нужно ли проверять рабочее место дома

Нет.
Для удалённых сотрудников:

• не проводят спецоценку условий труда;
• не оформляют рабочее место.

Вы обязаны только:

• провести инструктаж,
• если выдаёте своё оборудование.

Если сотрудник из другого города или из-за границы

Другой регион России
Оформляется обычный трудовой договор с условием об удалёнке — без проблем.

Работа из-за границы
Тут сложнее:

• Трудовой кодекс формально не действует;
• возникают сложности с налогами и взносами.

В таких случаях безопаснее:

• ГПХ-договор,
• или консультация с юристом до оформления.

Чем грозит неправильное оформление

Если с удалёнкой «накосячили», возможны:

• штраф до 200 000 ₽;
• трудовая проверка;
• суд с сотрудником;
• восстановление на работе и выплаты за простой.

Реальный пример из суда

Работника уволили за то, что он два дня не выходил на связь — как дистанционного.
Но в договоре не было указано, что он работает удалённо.

Суд решил:

• сотрудник не дистанционный;
• увольнение незаконно.

Итог для компании:

• почти 1 000 000 ₽ компенсаций;
• восстановление сотрудника на работе.