Когда нельзя сотрудничать с самозанятым
По закону есть два основных запрета:
1. Самозанятый — ваш действующий или бывший сотрудник. Если человек до этого работал у вас в штате, заключить с ним договор как с самозанятым можно только через два года после увольнения.
2. Вид деятельности запрещён. Нельзя поручать самозанятым посреднические услуги, перепродажу товаров без переработки, доставку товаров (кроме случаев с онлайн-кассой), добычу полезных ископаемых, торговлю подакцизными и маркированными товарами.
Как убедиться, что исполнитель — самозанятый
Перед подписанием договора:
- Проверьте статус исполнителя в сервисе ФНС по ИНН.
- Запросите у него справку о постановке на учёт из приложения «Мой налог».
- Убедитесь, что он не ваш бывший сотрудник в последние два года.
- Проверьте, что вид работы не входит в список запрещённых.
Что нужно для оформления договора
Соберите от самозанятого:
- скан паспорта (главная страница и прописка);
- ИНН;
- справку о постановке на учёт как плательщика НПД;
- банковские реквизиты;
- телефон и e-mail.
Как правильно составить договор
Договор с самозанятым должен соответствовать нормам гражданского законодательства. Нельзя включать условия, характерные для трудовых отношений.
Что обязательно указать:
- Предмет договора. Например: «Разработка дизайна сайта по техническому заданию».
- Срок выполнения. Указывается срок сдачи результата, а не рабочие часы.
- Оплата. Только за результат, а не почасовая или понедельная.
- Характер работы. Исполнитель работает самостоятельно, использует своё оборудование и несёт все расходы сам.
- Отсутствие социальных гарантий. В договоре не должно быть упоминаний об отпуске, больничных, корпоративных бонусах.
- Статус самозанятого. Укажите, что исполнитель использует НПД и обязан выставлять чеки через приложение «Мой налог» и сообщить, если перестанет быть самозанятым.
Акт выполненных работ
После завершения задачи стороны подписывают акт сдачи-приёмки. Только после этого производится оплата. Это важный документ, подтверждающий факт оказания услуги.
Что делать, если самозанятый утратил статус
Если в период действия договора исполнитель перестал быть самозанятым, он становится обычным физлицом. В этом случае вы как заказчик должны удержать с его дохода НДФЛ и заплатить страховые взносы. Чтобы избежать этого:
- Проверяйте статус самозанятого перед каждой оплатой;
- Включите в договор пункт о его обязательстве сообщить об утрате статуса в течение 3 дней.
Чем грозит неправильное оформление
Если налоговая сочтёт, что самозанятый фактически является вашим сотрудником, она может:
- признать отношения трудовыми;
- доначислить страховые взносы и НДФЛ;
- наложить штрафы и пени;
- инициировать проверку.
Как избежать риска переквалификации
- Не поручайте самозанятому функции штатного сотрудника.
- Не контролируйте его рабочее время.
- Не давайте доступ к внутренним системам на правах работника.
- Не платите фиксированную сумму каждый месяц.
- Не включайте самозанятого в расписание и внутренние регламенты компании.
Когда договор обязателен
По закону, письменный договор обязателен при:
- оплате крупных сумм;
- длительном сроке исполнения;
- работе с конфиденциальной информацией;
- сложных технических заданиях;
- необходимости подтвердить расходы для вычета.
Если услуга разовая, дешевая (до 10 000 рублей) и исполнена сразу, можно ограничиться чеком из приложения «Мой налог». Но письменный договор всегда надёжнее.