Электронная подпись: зачем она нужна бизнесу и как её получить

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись — это зашифрованный файл, который может храниться на флешке или в облаке. С её помощью вы подтверждаете, что документ подписали именно вы и в него никто ничего не менял после этого.

Такой документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный с настоящей подписью.

Зачем нужна электронная подпись предпринимателю?

С помощью ЭП можно:

• сдавать отчётность в налоговую, Социальный фонд и Росстат;
• пользоваться сервисами на сайте ФНС;
• подписывать договоры и другие документы с партнёрами;
• участвовать в электронных торгах и госзакупках;
• подавать документы в суд;
• регистрировать ИП или ООО;
• передавать сведения о сотрудниках и больничных;
• ставить онлайн-кассу на учёт.

Виды электронной подписи: какая подойдёт именно вам?

1. Простая электронная подпись (ПЭП)

Что это: логин и пароль или код из СМС. Хранится на сайте или в приложении.

Где получить: там, где подпись будет использоваться. Например, ПЭП для Госуслуг можно оформить в ЛК, а для упрощенного получения писем и посылок на почте – в отделении Почты России.

Кому подойдёт: физлицам, самозанятым, сотрудникам компаний.

Плюсы: не требует установки программ.

2. Усиленная неквалифицированная подпись (НЭП)

Что это: более защищённый вариант, может использоваться для документооборота внутри компании или с партнёрами (если вы договорились об этом). В документ, подписанный НЭП, можно внести правки, но это будет видно: подпись станет недействительной.

Кому подойдёт: ИП, бизнесу для внутренних задач и подачи некоторых документов через личный кабинет ФНС.

Где получить: на сайте налоговой или в удостоверяющем центре.

Важно: нужна специальная программа, если подпись хранится на флешке.

3. Усиленная квалифицированная подпись (КЭП)

Что это: самая защищённая и официальная. Имеет полную юридическую силу.

Кому подойдёт: ИП и юридическим лицам для всех бизнес-задач — от подачи отчётности до участия в тендерах.

Где получить: только в налоговой (если вы ИП или директор ООО), либо через биометрию или удостоверяющий центр — для представителей.

Нужен токен (специальная флешка) и программа КриптоПро.

Как получить электронную подпись бесплатно

Для ИП и юрлиц

1. Подайте заявление в личном кабинете на сайте ФНС.
2. Запишитесь в налоговую или приходите без записи (уточните по телефону).
3. Купите токен — это флешка, куда запишут подпись (подойдёт только сертифицированная).
4. Принесите документы: паспорт, СНИЛС, ИНН, токен.
5. Получите подпись — бесплатно (платите только за носитель).
6. Установите программу КриптоПро CSP — для работы с подписью (с 2024 года доступна бесплатно для тех, кто оформил подпись в налоговой).

Через биометрию — даже не выходя из дома

1. Зарегистрируйтесь в Единой биометрической системе через банк.
2. Подтвердите свою личность с паспортом и СНИЛС.
3. На сайте налоговой выберите "Получить КЭП с помощью биометрии".
4. Подпись запишут на флешку прямо из интернета.

Для доверенного лица

Если документы будет подписывать сотрудник или другое физлицо:

• Оформите электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре.
• Подготовьте документы и токен.
• Оформите машиночитаемую доверенность (МЧД), чтобы он мог действовать от вашего имени.

Для самозанятых

• Если вы ИП — оформляете подпись в налоговой, как и все предприниматели.
• Если физлицо — через удостоверяющий центр (подпись будет платной).
• В некоторых сервисах для самозанятых можно обойтись без КЭП — использовать одноразовые подписи, встроенные в платформу.

Как подписать документ

Вы можете подписывать файлы в любом формате: .pdf, .doc, .xml и другие. Процесс зависит от программы или сервиса, которым вы пользуетесь.

В двух словах